Nie wieder verpasste Fristen durch E-Mail-Chaos
Wie Christians Kanzlei mit Dr. Mailo™ täglich 2 Stunden gewann und 15.000€ Mehrproduktivität erzielte – ohne IT‒Stress
✅ Automatische Fristenerkennung in jeder E‒Mail
✅ DSGVO‒konforme KI sortiert & priorisiert alles
✅ Sofortige Integration in Outlook & DATEV
10 Kanzleien setzen bereits auf die Entlastung mit Dr. Mailo™.
⚠️ Montagmorgen 7:48 Uhr:
182 neue E-Mails im Posteingang. Mandant Markus fragt zum dritten Mal nach seiner Steuererklärung.
Die Berufungsfrist für Klient Weber läuft heute ab – aber seine E-Mail vom Freitag ist irgendwo zwischen Spam und Rechnungen verschwunden.
Das kennst Du, oder?
Das wahre Problem: Du arbeitest GEGEN das System statt MIT ihm.
- 3,2 Stunden täglich verschwenden Kanzleimitarbeiter mit E-Mail-Sortieren.
- 1 von 4 Fristen wird übersehen – nicht aus Faulheit, sondern aus Chaos.
- 67% der Mandanten wechseln wegen schlechter Kommunikation die Kanzlei.
- Durchschnittlich 23.000€ Jahresverlust pro Kanzlei durch ineffiziente E-Mail-Bearbeitung.
Die bittere Wahrheit: Während Du E-Mails sortierst, wächst Deine Konkurrenz.
Während Du Fristen suchst, verlierst Du Mandanten.
Während Du im Chaos versinkst, automatisieren andere ihren Erfolg.
Aber es gibt einen Ausweg...
Die Lösung: Dr. Mailo™ – Dein intelligenter Kanzlei-Assistent
Dr. Mailo™ schützt Deine Kanzlei zuverlässig vor Datenschutzproblemen und Compliance-Fallen.
Andere Software
Dr. Mailo™
Deine Kanzlei verdient mehr als Software.
Sie verdient echte Entlastung.
Dein Partner für eine stressfreie, moderne Kanzlei.
Ich bin Ahmed Mowafek – und ich habe Dr. Mailo™ nicht entwickelt, um Technik zu feiern.
Sondern um Kanzleien zu entlasten, die täglich im E‒Mail‒Chaos untergehen.
Ich weiß, wie Fristen übersehen werden.
Ich weiß, wie Stress wächst, während echte Mandantenarbeit auf der Strecke bleibt.
Mit Dr. Mailo™ holst Du Dir mehr als nur Digitalisierung ins Haus:
Du gewinnst Zeit, Sicherheit – und ein Kanzleileben, das endlich wieder funktioniert.
Meine Arbeit endet nicht mit dem Einrichten.
Ich begleite Dich langfristig – als Partner, nicht als Dienstleister.
Mein Anspruch: Technologie muss Dein Leben leichter machen.
Nicht komplizierter.
So entlastet Dr. Mailo™ Deine Kanzlei – live im Video.
In diesem kurzen Video siehst Du, wie Dr. Mailo™ Deinen Posteingang bändigt, Fristen absichert – und Dir täglich 2 Stunden wertvolle Arbeitszeit zurückschenkt.
Warum jetzt investieren?
Der Wandel ist da: KI wird den Kanzleialltag neu definieren.
Wer heute automatisiert, gewinnt morgen Mandanten, Fachkräfte – und Zeit.
Wer abwartet, zahlt mit Stress, Engpässen und Wettbewerbsnachteil.
Dr. Mailo™ macht den Einstieg einfach:
Die Frage ist nicht mehr, ob Du KI einsetzt. Sondern wann.
Und die Kanzleien, die jetzt handeln, setzen den neuen Standard.
Mehr Funktionen erhalten
Intelligentes Fristen-Dashboard
Alle Fristen, Deadlines und wichtigen Termine automatisch in einem übersichtlichen Kanzlei‒Dashboard.
Automatische Antwortentwürfe auf Mandantenanfragen
Dr. Mailo™ erstellt auf Wunsch direkt Antwortentwürfe für E‒Mails mit hoher Priorität.
Priorisierte Tagesübersicht
Täglicher Überblick der wichtigsten Aufgaben auf einen Blick.
Verstärkung für Dein digitales Kanzlei-Team
Dr. Braino – Der Kanzleikoordinator
leitet jede eingehende Anfrage an den richtigen KI‒Agenten weiter – vollautomatisch, sekundenschnell und ohne Umwege. Behält dabei permanent den Gesamtüberblick über alle Kanzlei‒Prozesse.
Dr. Legaro – Der Mandantenmanager
übernimmt den gesamten Onboarding‒Prozess: Von der Qualifizierung bis zur Datenpflege. Er fragt selbstständig alle Infos ab, prüft sie auf Vollständigkeit und hält Deine Datenbank stets aktuell.
Dr. Klaro – Der Dokumentenchef
scannt jedes eintreffende Dokument – egal ob per Mail oder aus der Cloud – erkennt, worum es geht, benennt es korrekt und legt es clever im richtigen Ordner ab. Komplett ohne Drag & Drop.
Wie Dr. Mailo™ Arbeitsstress abbaut und Kanzleien produktiver macht
Problem
Christian, Steuerberater bei einem großen Kanzleiverbund, verlor täglich rund 2 Stunden beim Sichten, Sortieren und Bearbeiten von E‒Mails.
Mit 28 Mitarbeitenden bedeutete das:
Produktivität sank, Stress stieg – Mandanten wurden unzufrieden.
Lösung
Mit Dr. Mailo™ wurde die komplette E‒Mail‒Verarbeitung intelligent automatisiert:
Ergebnis
2 Stunden pro Tag gespart – 15.000 € mehr Produktivität pro Monat.
Ich hab Dr. Mailo getestet, weil ich montags immer Mails mit Fristdruck bekomme. Jetzt seh ich schon beim Öffnen, was wichtig ist – ohne dass meine Assistentin alles vorsortieren muss. Das macht mich unabhängiger.
Katharina Busch
Steuerberaterin, München
Wir hatten ständig Fristen in Mails, die untergingen. Seit Dr. Mailo vorsortiert, ist endlich Struktur drin. Ich muss mich nicht mehr auf mein Bauchgefühl verlassen – das spart uns locker 2–3 Stunden am Tag.
Jens Petersen
RA, Hamburg
Wir dachten erst, das sei Spielerei. Dann hat Dr. Mailo in der ersten Woche zwei Fristen markiert, die wir fast übersehen hätten. Das Tool läuft jetzt einfach im Hintergrund – kein Chaos mehr.
Martin Schröder
Steuerberater, Köln
Noch Fragen? Hier kommen die Antworten.
Muss ich meine gesamte IT-Infrastruktur umstellen, um Dr. Mailo™ zu nutzen?
Nein. Dr. Mailo™ integriert sich nahtlos in Deine bestehenden Systeme wie Outlook, Gmail oder DATEVasp – ohne Serverwechsel und ohne großen Aufwand.
Ist die Nutzung von Dr. Mailo™ und Microsoft Outlook DSGVO-konform?
Ja. Dr. Mailo™ erfüllt sämtliche Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – ohne Kompromisse.
✅ Technische Umsetzung
Die gesamte Infrastruktur wird selbst gehostet auf einem Server mit Standort in Deutschland (z. B. Hetzner).
KI (Mistral) läuft lokal, ohne Cloud, ohne Datenübertragung in Drittländer.
n8n, Mailzugriff (IMAP) und Analyse erfolgen vollständig innerhalb dieser geschlossenen Umgebung.
Outlook wird ausschließlich als Oberfläche genutzt – es erfolgt keine Speicherung oder Verarbeitung in Microsoft-Systemen.
Alle Verbindungen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt (SSL/TLS).
✅ Rechtliche Absicherung
AV-Vertrag mit dem Hostinganbieter nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
Keine Nutzung von Microsoft 365, OneDrive oder Copilot.
Auf Wunsch wird eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) und eine NDA abgeschlossen.
Die Systeme erfüllen sämtliche Anforderungen an Zugriffsprotokollierung, Datenminimierung und TOMs gemäß Art. 32 DSGVO.
Was passiert, wenn sich meine Anforderungen ändern?
Dr. Mailo™ ist modular erweiterbar und wächst flexibel mit Deinen Kanzlei-Prozessen mit. Anpassungen sind jederzeit möglich.
Wie schnell kann ich starten?
Das hängt von Deinen Wünschen und Deiner IT-Infrastruktur ab. In der Regel dauert es zwischen ein paar Tagen und ca. 1–2 Wochen. Die Einrichtung ist unkompliziert und wird persönlich begleitet – damit alles reibungslos läuft.
Rechtliches
Kontakt
Dr. Mailo™
Offenbach am Main, 63071
beratung@dpa-consulting.de
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